Durchführung von Besprechungen

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Jetzt kommt der eigentliche Schritt, der die Veranstaltung erst effizient macht: Die strukturierte Durchführung einer Besprechung:

In der Phasenplanung, die ich beim letzten Blogbeitrag vorgestellt habe, erfolgt die zielführende Ausrichtung einer Besprechung. Dies ist die inhaltliche Strukturierung.

Für die Moderation ist es darüber hinaus wichtig, sich zusätzlich eine Struktur für einen möglichst reibungslosen Ablauf zu überlegen, der sich hauptsächlich auf die Leitung und Kommunikation der Gruppe bezieht.

Hier sind neben der Persönlichkeit des Veranstalters Gesprächsregeln wichtig, auf die sich die Teilnehmer verständigen.

Im Seminar von Antje Schuck-Schmidt waren dies beispielsweise:

Sprich für dich und nicht für andere und benutze dazu Ich-Botschaften

Es spricht immer nur einer zur gleichen Zeit und die anderen hören zu

Fasse dich kurz und bringe die Dinge auf den Punkt

Bleibe beim gerade diskutierten Thema

Vermeide Störungen, z.B. Smartphones oder Handys

Wir beginnen gemeinsam und Pünktlich, das gilt auch für das Ende

In einem Besprechungszimmer eines Unternehmens habe ich an einem Flipchart Regeln gefunden, die mir auch gut gefallen haben:

Wir hören einander zu.

Wir lassen uns ausreden.

Wir gebrauchen keine verletzenden Formulierungen.

Wir argumentieren sachlich.

Wir schreien uns nicht an.

Wir helfen einander.

Wir behandeln alle gleich.

Wir diskriminieren niemanden wegen Äußerlichkeiten, Herkunft, Geschlecht, Sprache, Religion …

Wir tolerieren und akzeptieren andere Meinungen.

Wir gehen respektvoll miteinander um und verzichten auf persönliche Angriffe und Beleidigungen.

Wir sprechen auftretende Probleme offen an.

Wir halten uns an die Gesprächsregeln.

Wir halten, was wir versprechen.

Wir sind pünktlich.

Wir verlassen den Arbeitsplatz aufgeräumt. Jeder ist für Ordnung und Sauberkeit verantwortlich.

Wir dulden keine Gewalt jedweder Art, weder Beleidigungen, Drohungen, Erpressung, Sachbeschädigungen, noch körperlicher Gewalt.

Trotz aller Regeln lassen sich Störungen nicht immer vermeiden. Störungen lassen sich aber besser in den Griff bekommen, wenn man sie hinterfragt und konkretisieren lässt. So werden Totschlagargumente, wie man sie aus der Schlagfertigkeitstechnik kennt, vermieden.

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Die moderierte Besprechung

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Durchführung und Strukturierung

Eine Besprechung lässt sich in 7 Phasen strukturieren

 Schritt 1: Eröffnung/Orientierung mit Begrüßung, Zielsetzung und Zeitplan Ziel/Inhalte:

Begrüßung und Warmup der Teilnehmer

Vorstellung von Leiter und Moderator mit den entsprechenden Funktionen (ein Moderator ist für die Moderation da. Nicht für die Diskussion und nicht für die Entscheidung). Manchmal muss man allerdings Kompromisse eingehen.

Bestimmung des Protokollanten (ein Moderator, der ein Protokoll führt, kann nicht moderieren). Manchmal muss man ……..

Ggf. Kennenlernen der einzelnen Teilnehmer

Herstellen eines gemeinsamen Besprechungsziels

Moderationsmethodik: Vorstellungsrunde, Visualisierung von Thema, Zielsetzung und Vorgehensweise, Abfrage der Erwartung der Teilnehmer

Schritt 2: Abstimmen der Tagesordnung

Ziel: Sicherstellung eines einheitlichen Verständnisses des weiteren Ablaufs

Moderationsmethodik: Visualisierung der Tagesordnungspunkte, Pausenregelung

Erstellen eines Themen Speichers auf Zuruf der Teilnehmer

Schritt 3: Prioritäten bestimmen und festlegen

Ziel: Prioritäten setzen oder mit Teilnehmern abstimmen oder überarbeiten

Moderationsmethodik: Mehr Punkt Abfrage aus dem Themenspeicher (z.B. mit mehreren Klebepunkten) oder Abfrage über Zuruf

Schritt 4: Infos sammeln und Lösungsmöglichkeiten erarbeiten

Ziel: Tagesordnungspunkte bearbeiten mit deutlicher Trennung von Präsentation und Diskussion

Moderationsmethodik: Präsentation, Freie Diskussion mit Visualisierung der Beiträge, Einsatz von Moderationstechniken wie z.B. das Problem-Analyse-Schema http://www.meistersite.de/pdfs/methodenkoffer/Problem-Analyse-Schema.pdf

Schritt 5: Entscheidungen herbeiführen

Ziel: Treffen einer gemeinsamen Entscheidung

Moderationsmethodik: Zurufabfrage oder Mehr-Punkt-Abfrage

Schritt 6: Planung zur Umsetzung des Besprechungsergebnisses

Ziel: Verbindliches Festhalten der weiteren Vorgehensweise

Moderationsmethodik: Visualisierter Maßnahmenplan (was-wer-bis wann)

Schritt 7: Abschluss

Ziel: Zusammenfassung, Ausblick und Verabschiedung

Moderationsmethodik: Offene Fragen strukturiert aufnehmen oder

Freie Rede

(zu überwiegenden Teilen entnommen dem Seminar von Antje Schuck-Schmidt: “Besprechungen moderieren“)