Die Fehler unserer Kunden

Fehler klein

Reklamationen sind immer ein Ärgernis. Reklamationen bieten große Chancen. Unberechtigte Reklamationen sind der Schlüssel zum Erfolg?

Reklamationen sind ein Graus für jedes Unternehmen. Zum einen stören sie den täglichen Arbeitsprozess, zum anderen rütteln sie am Thron der Unfehlbarkeit, denn jedes Unternehmen möchte natürlich reklamationsfrei sein. Wie heißt es noch im Total Quality Management hierzu? Null Fehler ist das Ziel. Reklamationen verändern sofort unsere Arbeitspriorität, denn unzufriedene Kunden haben immer Vorrang. Zumindest sollte dies in einem Unternehmen entsprechend geregelt sein. Aber es hakt zumeist schon daran, dass sich gern um diese unangenehme Aufgabe gedrückt wird. Lieber wird die Reklamation abgewimmelt. Wenn das nicht möglich ist, wird im Unternehmen der Schuldige gesucht, der dann die Suppe auslöffeln muss. Da niemand gerne Fehler macht, muss jetzt der, der sowieso schon niedergeschlagen ist, mit dem Kunden verhandeln. Das das nicht zu guten Resultaten führt, wird jedem klar sein.

Jede Reklamation ist eine Chance

Große Unternehmen, die durch die Vielzahl der Kunden automatisch eine Vielzahl an Reklamationen haben, verfügen über spezielle Abteilungen zur Bearbeitung. Bei allen anderen sind Beschwerden eher selten, wenn das nicht so wäre, sollte sich ein Unternehmen ernsthaft Gedanken über seine Zukunft machen. Bei seltenen Prozessen sind die Prozessabläufe oft nicht verinnerlicht, was dann zu Stress am Arbeitsplatz führt. Zwar ist die richtige Vorgehensweise im Qualitätsmanagement beschrieben, aber das steht häufig im Schrank und wird nicht gelebt. Eigentlich sollte ein Unternehmen ähnlich wie die Feuerwehr seltene Prozessabläufe ab und zu üben, um im Ernstfall dafür gewappnet zu sein. Reklamationen richten sich auch fast immer nicht gegen eine Person, sondern gegen ein Produkt oder Unternehmen, deshalb braucht sich niemand angegriffen zu fühlen. Wichtig ist, den Anrufer ernst zu nehmen, Verständnis zu zeigen, die benötigten Daten aufzunehmen und einen schnellen Rückruf zu versprechen, falls das Problem nicht sofort gelöst werden kann. Der Rückruf muss durch dafür geeignete Mitarbeiter erfolgen, die den Lösungsvorschlag mit dem Kunden abstimmen. Das führt dazu, dass sich alle schnell wieder ihren eigentlichen Aufgaben zuwenden können und der Kunde schnell zufrieden gestellt ist. Es macht Sinn, Reklamationen regelmäßig auszuwerten, um daraus zu lernen.

Unberechtigte Reklamationen und Fehlbedienungen?

Zum einen gibt es keine unberechtigten Reklamationen. Wenn die Brötchen beim neuen Bäcker nicht so schmecken wie beim Alten ist das zwar keine Reklamation, aber der Kunden wird trotzdem nicht mehr kaufen. Er hat ein Problem mit unseren Angebot und das kann nicht das Ziel sein. Es muss mit dem Kunden eine Lösung bzw. eine Brötchensorte gefunden werden, die ihn zufriedenstellt. Liegt die Reklamation in einer Grauzone, hilft oft nur ein Kompromiss. Kunden, die immer wieder Produkte im Grauzonenbereich reklamieren, sollten genau analysiert werden. Sind die Qualitätsansprüche zu hoch, fühlt er sich vernachlässigt oder nutzt er die Reklamation als zusätzliche Einnahmequelle. Auch hier hilft Auswertung, um schwarze Schafe herauszufinden oder sensible Kunden besser zu bedienen. Manchmal hilft auch nur die Trennung.

Zum anderen gibt es Reklamationen durch vom Kunden selbstverschuldete Fehlbedienungen oder Unfälle, z.B. bei Mietautos. Hier zeigt sich die wahre Größe eines Unternehmens. Die höchsten Empfehlungsraten, so erzählt ein Elektroroller Vermieter aus Berlin, werden dann erreicht, wenn einem Kunden bei einem selbst verschuldeten Unfall geholfen wird, obwohl dafür eigentlich der Kunde zuständig wäre. Hierfür ein Konzept zu haben, kann die Neukundenrate durch Empfehlungen sehr schnell nach oben befördern, gerade in einem Markt mit einem starken Wettbewerbsumfeld.

Generell ist es bei Reklamationen so, dass allgemein bekannt ist, dass kein Unternehmen alles für jeden richtig machen kann kann. Selbst bei Google macht eine Bewertung auf der Skala von 1 bis 5 von über 4,7 schon misstrauisch. Der richtige Umgang mit den Problemen der Kunden wird aber immer dazu führen, dass die Empfehlungsquote nach oben geht.

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Service und was daraus gemacht wird

Service Fahrzeug

Letztes Jahr bei einem Mercedes Vertragshändler – den ich nur besuche, wenn es Service Updates gibt. Der Kundendienst meldet sich, um mir zu sagen, dass der angeforderte Service bei dem Wagen mit meinem Kennzeichen nicht geht. Ich habe die letzten drei Autos immer das gleiche Kennzeichen. Als sich das herausstellt, bittet der Service, meinen KFZ Schein einzuschicken, damit der Wagen angelegt werden kann, was ich selbstverständlich gern tue. Das Update kann gemacht werden.

Vor ein paar Wochen wieder ein Service Update: Die sehr freundliche Stimme am Telefon weist mich darauf hin, dass für den Wagen mit meinem Kennzeichen kein Service vorliegt. Es stellt sich heraus, dass der Wagen wohl letztes Jahr nicht angelegt worden ist. Sie bittet sehr freundlich, dass ich den KFZ Schein schicke, damit der Wagen angelegt werden kann, was ich selbstverständlich gern tue.

Einige Tage später ruft sie an und bittet um mein KFZ Zeichen und meinen KFZ Brief, damit der Wagen angelegt werden kann. Auf meinen Hinweis, dass ich ihn schon geschickt habe, entschuldigt sie sich mit dem Hinweis, dass die Abteilung den Wagen vielleicht noch nicht angelegt hat.

Als ich den Wagen morgens abgeben will, damit das Update gemacht werden kann, kommt zuerst die Frage nach meinen – wer hätte das gedacht – KFZ Schein. Auf meine Entgegnung, dass der Schein schon vorliegen müsste, wird nachgeschaut und oh Wunder, der Wagen ist angelegt. Ich bitte, als man mich nach weiteren Wünschen fragt, noch nach einem Steinschlag in der Scheibe zu schauen.

Der Wagen ist schnell fertig, ich werde sehr freundlich verabschiedet. Nach dem Steinschlag hat natürlich niemand geschaut.

Unverändertes Fazit: Sehr freundlicher Service, sehr kompetente Mitarbeiter in der Werkstatt und die Organisationsabläufe sind immer noch katastrophal. Jetzt wissen Sie auch, warum ich mein Fahrzeug zu Reparaturen woanders hinbringe. Da stimmt auch die Organisation nicht ganz so hübsch – aber man kann halt nicht alles haben.

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Volle Power für den Herbst

Herbst

Im Herbst geht es nochmal so richtig zur Sache:

Anfang September in Stuttgart ein Vortrag zum Thema Unternehmen Superstar

Mitte September beginnt der neue Sales Manager Lehrgang in Mannheim

Ende September leite ich einen Workshop auf der YC-PM-Summit 2019 in Frankfurt

Mitte Oktober startet der Sales Manager Lehrgang in Darmstadt

Ende Oktober bin ich Coach im Coaching Café auf dem Hessischen Innovationskongress in Wiesbaden

Im Oktober und November beginnen auch die neuen Vorlesungen an der THM Gießen und an der Handwerkskammer Wetzlar.

Daneben noch etwa 20-30 interessante Einzeltermine. Unter Dampf bin ich immer am besten.

Zum Teil sind die Veranstaltungen geschlossen, zum Teil besteht eine Teilnahmemöglichkeit. Bei Interesse meldet euch einfach bei mir.

Oh ja, und meinen Rentenantrag zum 1.1.2020 muss ich auch noch machen 😊. Aber Rente hin oder her, bisher habe ich für 2020 etwa 140 Vorbuchungen. Unter Dampf bin ich immer am besten.

Bitcoins und andere interessante Gegebenheiten

Bitcoin

In Gießen sind auf einem Parkplatz einem Mann 9.000 Euro entrissen worden. Er hatte sich mit einem Mann getroffen, um Bitcoins zu kaufen. Vermutlich gab es zusätzlich auch ein paar Meter WLan Kabel. Um Bitcoins gibt es mittlerweile einen richtigen Abzocker-Hype – also Vorsicht. Wenn Ihnen jemand das Blaue vom Himmel verspricht, fordern Sie eine durch Bankbürgschaft abgesicherte Garantie.

In Lumbdatal war autofreier Sonntag – au fein, da sind sicher viele Besucher hingefahren.

Ich habe bei Amazon Clown Nasen bestellt, bei einer Bestelleinheit von 25 Stück fällt kein Porto an. Bestelle ich 4 Einheiten, also 100 Stück, beträgt das Porto ca. 16. Euro. Ich habe 4 mal eine Einheit bestellt.

Ich schicke eine E-Mail an die Info Adresse von Expert Klein. Es kommt eine Abwesenheitsmeldung einer Mitarbeiterin zurück, die mir mitteilt, dass sie für 2 Wochen nicht da ist und ich mich bitte an jemand anders wenden soll. Zwei Namen sind genannt, leider ohne Kontaktdaten. Die Weiterleitung auf jemand anderes umzustellen wäre die bessere Alternative gewesen.

Übrigens, eine Antwort habe ich bis heute nicht bekommen.

Interessant die Variante, die Mercedes seinen Mitarbeitern anbietet: „Ich bin im Urlaub, meine Vertretung ist … (mit Kontaktdaten natürlich), diese E-Mail wird gelöscht“. Das führt dazu, dass wichtige E-Mails sofort weiter gehen. Aus Insider Kreisen weiß ich allerdings, dass viele Mitarbeiter diese Methode nicht anwenden und skeptisch sehen, weil sie glauben, dass sie dadurch wichtige Dinge verpassen.

Wurfsendung in meiner Post: „An alle Anpacker und Teamplayer des Hauses…“, Sie kennen diese Adressmöglichkeit der Post sicher. Die Postkarte ist von der Bahn und gesucht werden Mitarbeiter. So eng ist es mittlerweile schon mit Fachkräften, dass man per Wurfsendung Mitarbeiter sucht. Radiowerbung dazu habe ich auch schon erlebt, speziell in Baden Württemberg. Mal schauen, inwieweit hier in Zukunft weitere Massenmedien eingesetzt werden.

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Internet Kapriolen

Bildung Internet pixabay

Ihre Jahresverbrauchsrechnung für das Vertragskonto 123456789 wurde erstellt und ist im Onlineportal für Sie hinterlegt. Bitte rufen Sie diese zeitnah ab. Warum zeitnah?

Nach einem Kauf im Internet werde ich von ShopVote.de zu einer Bewertung aufgefordert. Nachdem ich die Bewertung abgegeben habe, bekomme ich die Bitte zur Bestätigung mit dem Hinweis, dass die Bewertung innerhalb von 48 Stunden geprüft und freigegeben wird. Die Freigabe dauert etwa 1 Sekunde. Wenn ich schon automatisiert freigebe, sollte ich zumindest den Anschein erwecken, dass der Eintrag geprüft worden ist. Wenn Sie einem Kunden gleich absagen, glaubt er auch nicht, dass Sie sich Mühe mit seiner Anfrage gemacht haben. Also lieber Anfrage aufnehmen, prüfen und dann ggf. absagen. Ist Ihnen dabei schon mal aufgefallen, dass es dann manchmal doch klappt?

Facebook Angebot: Umfrage brillen.de mit dem Hinweis auf ein Geschäft in meiner Nähe und dem Angebot für einen Gutschein über 180 Euro. Das hört sich interessant an, ich klicke auf weiter: Man möchte meine Telefonnummer, um mir die Gewinnnachricht überbringen zu können. E-Mail scheint nicht zu reichen. Außerdem ist nicht klar, ob der Gutschein nur für eine neue Brillentechnologie aus Japan gilt – zu der es keine Preis info gibt, oder auch allgemein gültig ist. Man kann auch nicht direkt der Zusendung von Werbung widersprechen, sondern muss es getrennt über eine E-Mail machen. Keine Empfehlung von mir, hier mitzumachen.

Weiß jemand, warum es so ist, dass die Facebook Start Seite immer wieder anders aussieht, wenn man kurz gewechselt hat? Oft will ich nochmal auf eine bestimmte Seite zurück und ich finde sie nicht mehr wieder. Das passiert auch bei Seiten, die mich geschäftlich interessieren. Es geht also so Geschäft verloren.

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Was für ein Team

Sales Manager 2019 Weingarten

Schon der dritte Sales Manager Lehrgang in diesem Jahr, nach Darmstadt und Mannheim jetzt bei der IHK in Weingarten. Die unglaubliche Harmonie der Teilnehmer untereinander und das konstruktive Miteinander ist etwas, was mir bei diesen Lehrgängen allgemein und bei diesem Lehrgang besonders auffällt. So eine Harmonie wünscht man sich in vielen Vertriebsmannschaften. Dieses Mal haben wir Teilnehmer von großen Pharma- und Lebensmittel Unternehmen, Spezialisten aus dem Maschinenbau, aus dem Bausektor und Marktführer aus dem Bereich Modell Eisenbahn. Die Absolventen erfahren Gemeinsamkeiten und lernen voreinander.

Besonders die Feedback Runden im Anschluss an die Simulation von Verkaufsgesprächen waren sehr intensiv. Intensiv war auch die eigenständige Vorbereitung der Teilnehmer auf die schriftliche Prüfung, was zu sehr guten Ergebnissen geführt hat. Am Freitag ist die mündliche Prüfung, ich bin sehr gespannt. Wir hatten schon mal eine Runde mit nur „Sehr Gut“ Ergebnissen.

Zum Verständnis: Ziel dieses Lehrgangs ist nicht zu bestehen, das ist relativ einfach für jemand, der im Verkauf arbeitet. Ziel ist es, mit einem Ergebnis über 90 Punkte zu bestehen.

Nachstehend die Adressen der Teilnehmer und deren Firmen, die ich immer nur auf ausdrücklichen Wunsch veröffentliche. Es sind halt alles Sales Manager durch und durch.

Elisabeth Geiger, Key Account Manager, Omega Pharma Deutschland GmbH, https://omega-pharma.de/

Katharina Krebs, Verkauf & Assistenz der Geschäftsleitung, NOCH GmbH & Co. KG, www.noch.de

Jan Weber, Key Account Manager, Omega Pharma Deutschland GmbH, https://omega-pharma.de/

Jochen Metzger, Bautechniker/Bauberater, Ziegelwerk Arnach, www.zwa.de

Sven Reutter, Regional Manager, Salomon -FoodWorld / https://www.salomon-foodworld.com/home.html

Yannick Geisinger, Trainee Vertrieb DACH, Vollmer Werke Maschinenfabrik GmbH, www.vollmer-group.com

Die nächsten Lehrgänge sind

Ab September 2019 und 2020 sowie März 2020 in Mannheim https://www.rhein-neckar.ihk24.de/System/Veranstaltungen/Sales-Manager/1348130

Der Termin September 2019 Mannheim ist bereits bestätigt, es bsteht im begrenztem Maße noch die Möglichkeit der Teilnahme.

Ab Oktober 2019 und September 2020 in Darmstadt https://www.darmstadt.ihk.de/System/Veranstaltungen/sales-manager-ihk/3863376

Ab Mai 2020 wiederum im Weingarten https://www.unikam.de/eventmanager/weingarten.ihk.de/veranstaltung/19/1/Z8932016#Z893.18.1

Alle Artikel wie immer auf dem Königskonzeptblog

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Nachtrag 20.07.2019 Wie ich mir gedacht habe, nur sehr gute Noten