Elektronische Briefankündigung

Die Post bietet die elektronische Briefankündigung und die digitale Kopie an. Im ersteren Fall bekommt soll man vorher Bescheid bekommen, dass ein Brief kommt und im zweiteren Fall eine Kopie des Inhalts (Wenn der Absender zugestimmt hat).

Ich finde das gut und probiere das aus, es läuft über GMX. Jetzt bekomme ich mit der Post für beide Bereiche je einen Willkommensgruß zugeschickt, die Bestätigung habe ich schon vor ein paar Tagen bekommen.

Mir fällt auf, dass der Willkommensgruß mit der Post kommt und weder eine digitale Briefankündigung noch eine digitale Kopie vorab zugeschickt worden sind. Vermutlich hat die Post diesem neuen Verfahren noch nicht zugestimmt.

Na, ich habe mal zur Sicherheit beide Schreiben digitalisiert, denn ich habe mir dieses Jahr borgenommen, keinen Schriftverkehr mehr physisch abzuheften. Bis jetzt habe ich durchgehalten.

Das ist jetzt 4 Wochen her, ich habe einige physische Post zwischenzeitlich bekommen aber mit der elektronischen Briefankündigung ist es wohl noch nicht so weit her. Da ist der GMX Posteingang 0.

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Zurück ins Büro?

Die einen werden krank, die anderen wollen gar nicht mehr zurück. Die Arbeitslandschaft hat sich durch die Homeoffice Entwicklung der vergangenen 12 Monate um einige Komponenten erweitert.

Warum eigentlich nicht

Manche Geschäftsführung streift im Moment im Büro durch verlassene Räume. Als ob es in dieser Position nicht schon einsam genug wäre. Auf einmal morgens der erste im Büro, manchmal den ganzen Tag fast allein und der Kontakt und die Anregungen der Belegschaft fehlen. Es gibt wenig zwischenmenschliche Informationen, dabei unverändert die Kreativität einzelner, in diesem Fall durch mehr Digitalisierung das Homeoffice noch weiter auszudehnen. Ein ganz neuer Antriebsmotor. Wenn aber das Geschäft kontinuierlich gut weiterläuft, stellt sich die berechtigte Frage, warum nicht einfach alles so weitergehen kann. Bei vielen Menschen besteht offensichtlich der Wunsch, dieses Konzept beizubehalten. Manche der Belegschaft fehlen für den persönlichen Austausch, bei einigen ist die Abwesenheit aber auch ein Gewinn für Nerven und Betriebsklima. Der ständige Giftstachel bleibt zu Hause, die notwenigen Ergebnisse werden digital geliefert.

Keine Erfindung von heute

Homeoffice hat es immer schon gegeben. Gerade im Außendienst oder bei kleinen weiter entfernten Außenstellen eines Unternehmens gibt es immer schon die Notwendigkeit, von zu Hause zu arbeiten. Solche Dinge sind dann in Arbeitsverträgen beschrieben, damit Unternehmen und Belegschaft Sicherheit in ihrer täglichen Arbeit bekommen oder behalten. Durch die in den vergangenen 12 Monaten entstandene Situation bekommt auch das Konzept des temporären Arbeitsplatzes neue Bedeutung. Dieses Konzept bedeutet, dass im Office keine festen Arbeitsplätze mehr vorgehalten werden. Der Hauptarbeitsplatz ist zu Hause, kommt jemand ausnahmeweise ins Büro, wird ihm ein temporärer Arbeitsplatz zugewiesen. Dieses Konzept ist vor einigen Jahren in vielen Unternehmen gescheitert, weil viele Menschen der Meinung waren, dass man an einem temporären Arbeitsplatz nicht so gut arbeiten kann. Die gerade entstandene Situation zeigt, dass ein fester Arbeitsplatz im Office in vielen Fällen überflüssig geworden ist. Auch um die passenden Unterlagen zu finden, wird heute das Regal im Büro nicht mehr benötigt.

Pro Homeoffice

In gut funktionierenden Betrieben ist das Kerngeschäft ein standardisierter Prozess. Alle wissen genau, was sie machen müssen, alle sind für ihren Bereich gut ausgebildet, Fehler und Rückfragen sind selten. Kleine Innovationen innerhalb dieser Prozesse zur Optimierung können diskutiert und eingeführt werden, Abstimmungsprozesse macht man digital. Fürs Kerngeschäft und damit für einen Großteil der Belegschaft ist das Homeoffice somit eine sehr gute Lösung. Es wird darüber hinaus Zeit durch wegfallende Anfahrt zum Büro eingespart und der psychologische Druck, immer mit wichtigen Dingen beschäftigt sein zu müssen, falls der Chef vorbeikommt, fällt weg. Zu Hause kann man auch mal eine Pause machen, ohne erst zu fragen oder sich zu rechtfertigen und man kann seine Arbeitszeit frei planen. Das Ergebnis ist wichtig, nicht, wie es zustande gekommen ist. Nicht zu verachten ist auch der Zeitgewinn durch Wegfall der Gespräche mit Mitgliedern der Belegschaft, die tagein tagaus verkünden müssen, warum sie so viel zu tun haben und warum sie ihre Arbeit nicht bewältigen können.

Contra Homeoffice

Wenn viele Menschen nicht wieder zurück ins Büro wollen, kann es auch ein Zeichen dafür sein, dass das angeblich gute Betriebsklima nur eine Fassade gewesen ist. Normalerweise bemüht sich fast jeder in einem Unternehmen um ein höfliches oder freundliches Miteinander, weil das ein verträgliches Auskommen bedeutet. Familie und Belegschaft kann man sich nicht aussuchen, man versucht aber trotzdem damit auskommen. Die Steigerung von Freundlichkeit ist Zuvorkommenheit, das passiert im Unternehmen eher selten. Durch Homeoffice sinkt die Identifikation mit dem Unternehmen, die Teeküche ist verlassen, der Kontakt mit anderen geht verloren. Zwischenmenschliche Beziehungen verkümmern, obwohl viele Menschen zur Selbstentfaltung und zur Alltagsbewältigung andere brauchen, mit denen sie sich austauschen können. Das sind andere als die, die uns von der Arbeit abhalten. Dieser wie auch immer geartete Coachingprozess fällt zu großen Teilen weg.

Die kreative neue Generation findet kein richtiges Betätigungsfeld und kann keine Beziehung zum Unternehmen aufbauen. Der Aufstieg innerhalb des Unternehmens wird erschwert, weil es digital nicht so einfach ist, Führungskompetenzen zu erkennen. Menschen wandern leichter in andere Unternehmen ab, wenn sie sich weiter entwickeln wollen. Für die generelle Aufgabe einer Geschäftsführung, neues Geschäft zu generieren, fehlt das Team, diese Aufgabe lässt sich nur zum Teil digitalisieren. Die langfristige Sicherung eines Unternehmens durch Weiterentwicklung wird dadurch komplizierter.

Wie umgehen mit Homeoffice?

Viele Möglichkeiten bieten sich an, vorab muss die Geschäftsführung prüfen, ob für die wichtigen Prozesse im Unternehmen Homeoffice ein geeignetes Instrument ist. Es können Frühindikatoren definiert werden, damit man rechtzeitig merkt, wenn ein Prozess nicht mehr richtig funktioniert. Wenn das realisiert ist, müssen die Arbeitsverträge entsprechend angepasst werden, denn ohne Anpassung tritt automatisch nach einer bestimmten Zeit das Gewohnheitsrecht in Kraft. Wer die Vorteile des Homeoffice nutzen will, wird auch mit dem temporären Arbeitsplatz leben müssen. Zur zukünftigen Zusammenarbeit braucht es Einzelgespräche, in denen auch die Controllinginstrumente abgestimmt werden. Die zukünftige Arbeitsplanung kann dabei von individuellen Treffen im Büro, über alle Personen bzw. alle Personen einer Abteilung an einem bestimmten Tag im Büro bis hin zu häufigeren Treffen besonderer Kreativteams erfolgen, die entweder in Stabsfunktion oder als Vertreter der verschiedenen Bereiche helfen, das Unternehmen weiterzuentwickeln. Wenn solche Konzepte umgesetzt werden, funktioniert Homeoffice, schafft Freiräume für alle Beteiligten und hilft, die angespannte Situation der knappen teuren Büroflächen abzubauen.

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Leichtes Sommerprogramm Teil 3

Und auch dieser macht Spaß, angesehen zu werden

Mercedes hat einen Abwesenheitsassistenten eingeführt, der darauf hinweist, wer der jeweilige Stellvertreter ist und die Eingangsmail dann löscht.

Telekom Mitarbeiter haben sich verpflichtet, ihre Mitarbeiter abends oder am Wochenende nicht mehr anzumailen oder anzurufen.

Bei Outlook gibt es dazu die Funktion der verzögerten Zustellung

Das Thema habe ich auch schon mal unter https://koenigskonzeptblog.wordpress.com/2018/05/03/sie-haben-post/ beschrieben

Community Management, das am meisten missachtete Tool unserer Zeit

community

Einen interessanten Artikel dazu habe ich heute gelesen von Alina Ludwig https://plus.marketing-boerse.de/fachartikel/details/2035-Communities-sind-die-neuen-Influencer/170665 Sie beschreibt darin den Zusammenhang von Marke, Influencer und Community und die Abgrenzung zu Followern.

Ich glaube allerdings, dass Marke allein nicht ausreicht. Es geht im Community-Management eher um ein Marktsegment. Man darf dabei nicht an ein Produkt denken, sondern an eine Anschauung, ein Segment, was immer verschiedene Dinge aus verschiedenen Interessengruppen enthalten kann.

Eine Weber Grill, iPhone oder eine Bayern München Gruppe ist etwas für Fans. Eine Community würde sich mit grillen, telefonieren oder Fußball beschäftigen. Innerhalb dieser Community geht es dann natürlich auch um Weber, Bayern München und das iPhone, neben anderen. Das ist dann für diese Unternehmen eine Möglichkeit, neue Kontakte zu generieren, die sie über ihre eigenen Plattformen nicht erreichen.

Dazu müssen aber Unternehmen mit anderen zusammenarbeiten und das haben nach wie vor noch zu wenig Unternehmen im Blick.

Ergänzend dazu ist bei der Fachhochschule Jena eine Veröffentlichung zum Thema „Rechtliche Herausforderungen im Social Media Marketing unter besonderer Betrachtung der sogenannten „Influencer“  von Josefin Schmidt erschienen, was im wesentlichen ihrer Master-Thesis entspricht.

Ich habe das Thema hier in diesem Blog schon mal vorgestellt https://koenigskonzeptblog.wordpress.com/2020/01/23/community-management-kunden-wie-von-selbst/

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Homeoffice überwachen

Überwachung

Die Nachricht ging durch die Medien: Ein Detektivbüro weist darauf hin, dass sich bei Stichproben herausgestellt hat, dass Home-Office Mitarbeiter nicht an ihrem Arbeitsplatz waren bzw. Kurzarbeiter schwarz nebenbei gearbeitet haben.

Schwarzarbeit war immer schon strafbar, aber feste Arbeitszeiten haben nichts mit Arbeiten zu tun, das ist eher ein Relikt aus der Vergangenheit. Mitarbeiter werden in modernen Unternehmen über Arbeitsvorgaben geführt, nicht über Zeitfenster. Wenn die Arbeit erledigt ist, sollte niemand an seinem Arbeitsplatz sitzen müssen und die Zeit totschlagen. Es sollte auch niemand vorgeschrieben werden, wann er seine Arbeit macht, es sei denn, er muss auf Arbeitszeiten von Kollegen oder Geschäftspartnern Rücksicht nehmen. Auch das muss nicht vorgeschrieben werden, denn, wer seine Kollegen zur Unterstützung braucht, nimmt automatisch Rücksicht (Wer hierbei an die E-mails am Wochenende denkt, die er von Chefs oder Kollegen bekommt, muss jetzt unwillkürlich lachen. Das Thema dazu ist nicht neu, ich habe es 2016 hier in einem Blog beschrieben https://koenigskonzeptblog.wordpress.com/2016/06/23/wochenendarbeit-oder-sie-haben-post/) .

Mitarbeiter führen durch Zielvorgaben ist speziell bei jungen Menschen stark verbreitet. Ein IT-Programmierer z.B. braucht für ein optimales Ergebnis seinen persönlichen Arbeitsrhythmus und ein Umfeld, das im zusagt. Dann arbeitet er, wenn er eine Idee hat und Ideen haben nicht die Eigenschaft, ausschließlich zwischen 8 und 17.00 Uhr aufzutauchen.

Aber die Meldung ist ein Beispiel für gute Öffentlichkeitsarbeit des Detektivbüros, mit dem es in die Medien gekommen ist und auch bestimmt den ein oder anderen Auftrag an Land gezogen hat.

Unternehmen müssen aufpassen, dass sie mit übertriebener Reglementierung die Effektivität ihrer Mitarbeiter nicht unterdrücken. Wenn vereinzelt Mitarbeiter solche Regelungen ausnutzen, sollte das ein Unternehmen schnell durch die Arbeitsergebnisse in Erfahrung bringen.

In einem mir bekannten Unternehmen ist für einen ganzen Bereich das Homeoffice aufgehoben worden, weil ein Mitarbeiter offensichtlich nicht gearbeitet hat. Kollektivbestrafung führt definitiv nicht zu besseren Ergebnissen.

Mittlerweile ist die Diskussion zur Überwachung verstummt, es war wohl doch eher ein publikumswirksamer PR Gag.

 

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Endlich Tag X ist da

Kind aufschwung

Wir kommen langsam zum Ende der Krisenabläufe

Der Tag x ist da, die Phase, wo wir (fast) uneingeschränkt wieder arbeiten können. Die Phase ist im Moment bei 30 – 50% Aktivität je nach Branche und wird sich langsam steigern. Von 0 auf Hundert wird nicht praktikabel sein, das müssen wir uns wohl abschminken.

Der Kundenstrom verstärkt sich, jetzt glaubt man keine Zeit zu haben, aber Zeit kann man planen.

Verfügbare Arbeitszeit kann für einen überschaubaren Zeitraum ausgedehnt werden (Frisöre machen Montag auf), längere Tagesarbeitszeiten in kundenrelevanten Abteilungen, mehr Unterstützer (Familie, Aushilfskräfte, andere Abteilungen) oder eine 7 Tage Woche.

Die in der Krise entwickelten Geschäftsmodelle müssen integriert werden (wenn im Restaurantbereich viel außer Haus geliefert wird und jetzt der eigentliche Restaurantbereich hinzukommt, kann es Engpässe geben). Engpässe sind nicht schlimm, solange der Kunde es nicht merkt. Vielleicht ist auch das in der Krise aus der Not entwickelte Modell das Bessere, dann heißt es behutsam wechseln.

Nicht den zuerst liefern, der zuerst bestellt hat, sondern den, der es zuerst braucht. Nicht jeder braucht Ware sofort, einfaches Nachfragen kann die Liefersituation entspannen helfen.

Nicht gleich ablehnen, wenn man meint, nicht liefern zu können. Erst Auftrag annehmen, dann prüfen, dann zurückrufen und ggf. Alternativ Termin vorschlagen und oh Wunder, manchmal klappt der Kundenwunschtermin überraschend doch.

Beil Lieferschwierigkeiten Kleinmengen vorab liefern ohne Mehrkosten, Hauptsache der Kunde kann arbeiten/verkaufen. Eine Apotheke, bei der wir selbst etwas für unser Geschäft bestellt haben, hat nur einen Teil geliefert und den Rest storniert mit dem Hinweis, dass wir neu bestellen können. Das ist die falsche Vorgehensweise. Das sollte automatisch nachgeliefert werden.

Und: Wenn eine Mehrwertsteuer Reduzierung an den Kunden weitergegeben wird, hat das für den B2C Kunden auf jeden Fall einen symbolischen Effekt.

 

Kundenprozesse überprüfen und verbessern aber wie?

Restaurant

Die Grafik aus dem vorletzten Blogbeitrag zeigt die Kundenprozesse bei einem Geschäftsvorgang anhand eines Restaurantbesuchs. So eine Grafik kann aber auch jedes Unternehmen für seine Prozesse abbilden oder als Workflow in seinem System hinterlegen.

Wenn nun ein solcher Workflow mit Verantwortlichkeiten und der Reihenfolge der Bearbeitung hinterlegt ist, ergibt sich das Ablaufschema z.B. bei einer Kundenbestellung. Anhand dieses Prozesses kann jetzt überprüft werden, an welchen Stellen der Prozess immer wieder hängenbleibt und was die Ursachen dafür sind. Wenn z.B. die Freigabe von Auftragen durch einen Verantwortlichen nicht funktioniert, kann das an fehlenden Stellvertreter Regelungen liegen. Wenn die Ware nicht geliefert werden kann, kann es an falscher Produktions- oder Lagerplanung liegen.

Die Diskussion um solche Prozesse und die Verbesserung der Abläufe führt zu einer Optimierung und damit zu mehr Kundenzufriedenheit.

Da ein Unternehmen selten bei sich selbst einkauft, kann es die Effektivität der eigenen Prozesse nicht so gut überprüfen. Oft macht es Sinn, nicht mit dem Prozess betraute Mitarbeiter oder externe Kräfte wie Mysteryshopper oder Berater in die Überprüfung einzubinden. Spezialisten für Organisationsberatung können in vielen Fällen helfen, weil sie viel Erfahrung aus anderen Branchen mitbringen.

Ziel hier ist aber nicht die Optimierung der Kosten, sondern die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, das ist nicht jedem Berater klar.  Das kann auch ggf. im ersten Schritt zu Mehrkosten führen, die aber dann durch Mehrumsatz mehr als ausgeglichen werden können.

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Kommunikation im hier und jetzt

Kommunikation Giraffe

Letze Woche habe ich über Bestandsaufnahme, Existenzsicherung und Planung während einer Krise geschrieben. Es fehlen noch die Punkte Kundenkommunikation, Prozesse und soziale Projekte.

Den Kontakt zum Kunden zu halten ist immer wichtig, wird aber leicht in Krisenzeiten vernachlässigt. Kontakt heißt aber nicht auf die Nerven gehen mit blödsinnigen Newslettern, sondern unterstützend tätig sein mit Informationen, die für den Kunden wichtig sind.

Unsere wichtigste Existenzsicherung ist dadurch gegeben, dass unsere Kunden mit unserem Angebot zufrieden sind.

Eigene Recherchen zu Kunden relevanten Themen, die dann in Form von Newslettern oder Webinaren dem Kunden angeboten werden, zeigen, dass man aktiv ist und den Markt im Auge behält.

Allgemeine Informationen (die neuesten Fallzahlen) oder Klagen (der Staat hilft zu wenig) oder noch schlimmer (mir geht es so schlecht) sind dabei der falsche Ansatz. Für den ersteren Fall gibt es offizielle Stellen, für den Zweiten Verbände und für den Dritten Coaches, soziale Organisationen, das Sorgentelefon oder den Lebenspartner.

Besser ist:

Wenn eine Messegesellschaft über die Veränderung der Messe Termine (verschieben) oder der Struktur (digitale Messe) informiert. Zum Beispiel die Aufschwung Messe in Frankfurt.

Wenn ein Unternehmen über neue Angebote (Krisen relevante Produkte oder Angebote) informiert. Zum Beispiel bietet OKE Automotive Mund Nasen Masken an.

Wenn ein Unternehmen für seine Kunden die Zahlungsziele verlängert. Zum Beispiel verlängert Groupon die Einlösefrist seiner Gutscheine.

Wenn ein Informationsdienstleister oder Businessanalyst über relevante Änderungen in den Märkten informiert. Zum Beispiel informiert die Agrar-Informationsgesellschaft ihre Kunden in kostenlosen Webinaren über die Entwicklung in den verschiedenen Märkten.

Und das alles nicht jeden Tag, denn es passiert nicht jeden Tag etwas Neues. Vielleicht im Wochen- oder Zweiwochen Rhythmus. Wenn es wirklich relevante Informationen sind, sind Kunden dankbar für diese Angebote.

Wichtig sind natürlich auch die Informationen zu Marktveränderungen und Marktöffnungen aber dazu kommen wir noch in einem späteren Blog Beitrag.

Nächste Woche mache wir weiter mit dem Thema Prozesse im Unternehmen, da geht es nicht nur um Kosteneinsparung, sondern auch um den Faktor Kundenbegeisterung.

Kreativität in der Krise

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Ach, ist das schrecklich Teil 3

Nach dem ersten Schrecken kommt bei manchen Menschen der Blackout, das Gehirn schaltet ab. Das reicht von „es geht nicht“ bis wir werden alle sterben. Über „es geht nicht“ habe ich im letzten Blog ein paar Dinge geschrieben. Bei „Wir werden alle sterben“ hilft vielleicht ein Coach, aber dafür bin ich nicht so gut geeignet.

Bei manchen Menschen kommt stattdessen ein Kreativschub mit einer Fülle von Ideen, vorletztes Mal habe ich ebenfalls dazu geschrieben. Kreativität ist gut, denn Ideen zeigen Wege und geben das Gefühl, das es weiter geht.

Aber immer neue Ideen bringen mich nicht weiter. Ideen muss ich nach dem Sammeln bewerten, priorisieren und ggf. testen. Die Ideen, die ich im Moment nicht nutze, komen in meine Ideen Datenbank. So brauche ich nicht mehr an sie zu denken und kann sie vielleicht später nutzen.

Und dann muss ich mich auf bestimmte Ideen konzentrieren und versuchen, diese umzusetzen. Ich komme nicht weiter, wenn ich jede Idee nach kurzer Zeit durch eine andere ersetze, ein häufiges Problem bei sehr kreativen Menschen. Einige Methoden zur Konzentration habe ich unter der Überschrift „Wie entstehen neue Märkte“ vor ca. einem Jahr in diesem Blogbeitrag beschrieben https://koenigskonzeptblog.wordpress.com/2019/04/04/wie-entstehen-neue-maerkte/

Wenn ich mich auf bestimmte Ideen konzentriere, kann ich strukturierter arbeiten und komme schneller vorwärts. Strukturiertes Arbeiten ist mein letzter Tipp, um einer Krise, egal welche, ihren Schrecken zu nehmen.

Strukturiert bedeutet, den normalen Arbeitsrhythmus beibehalten. Das schafft Raum, um über die Krise hinweg zu kommen. Aber eigentlich haben wir ja kaum was zu tun! Mitnichten, nächste Woche schreibe ich dazu, was alles zu tun ist und was alles getan werden kann.