Umgang mit ungeduldigen Kunden

Ungeduld einkaufswagen drohne

Das braucht man nicht nur in Krisenzeiten.

Das Wichtigste ist: Verständnis für Kunden, auch wenn es manchmal weh tut. Wenn es zu weh tut zwischendurch und kurz bevor Sie in die Luft gehen: ab aufs Klo und Tür abschließen und dann schreien – und dann weiter machen.

Das Zweitwichtigste, wenn er anruft: den Kunden ausreden lassen, zuhören, Verständnis zeigen, eine Lösung suchen, auch wenn Ihr Kopf sagt, es gibt keine. Suchen Sie trotzdem, manchmal geht eine Tür da auf, wo Sie sie nicht erwartet haben.

Wenn Sie anrufen müssen, weil etwas nicht klappt: Eine Lösung haben, Eine Teil-, Mittel-, Sonderlösung aber eine Lösung. „Ich rufe Sie an, aber ich weiß auch nicht, was ich machen soll“ ist der falsche Weg.

Alles, was Sie vorher gut geplant oder organisiert haben, führt zu mehr Lieferqualität und zu weniger ungeduldigen Kunden.

Stellen Sie sich vor

Sie können nicht liefern

Und Ihre Arbeitsprozesse sind schlecht

Und Ihre Kundenkommunikation ist schlecht

Und sie verlieren auch noch die Nerven

Das verschlimmert Ihre Situation auch bei ihren anderen Kunden

Und wenn es Ihnen leidtut und es tut Ihnen leid, dass Sie gerade nicht liefern können, können Sie das Ihrem Kunden auch sagen. Wen es Ihnen nicht leidtut, schließen Sie Ihr Geschäft am besten, Sie werden keinen Bestand haben.

Alles komplett wie immer auf dem Königskonzeptblog https://koenigskonzeptblog.wordpress.com/2020/07/22/endlich-tag-x-ist-da/

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Endlich Tag X ist da

Kind aufschwung

Wir kommen langsam zum Ende der Krisenabläufe

Der Tag x ist da, die Phase, wo wir (fast) uneingeschränkt wieder arbeiten können. Die Phase ist im Moment bei 30 – 50% Aktivität je nach Branche und wird sich langsam steigern. Von 0 auf Hundert wird nicht praktikabel sein, das müssen wir uns wohl abschminken.

Der Kundenstrom verstärkt sich, jetzt glaubt man keine Zeit zu haben, aber Zeit kann man planen.

Verfügbare Arbeitszeit kann für einen überschaubaren Zeitraum ausgedehnt werden (Frisöre machen Montag auf), längere Tagesarbeitszeiten in kundenrelevanten Abteilungen, mehr Unterstützer (Familie, Aushilfskräfte, andere Abteilungen) oder eine 7 Tage Woche.

Die in der Krise entwickelten Geschäftsmodelle müssen integriert werden (wenn im Restaurantbereich viel außer Haus geliefert wird und jetzt der eigentliche Restaurantbereich hinzukommt, kann es Engpässe geben). Engpässe sind nicht schlimm, solange der Kunde es nicht merkt. Vielleicht ist auch das in der Krise aus der Not entwickelte Modell das Bessere, dann heißt es behutsam wechseln.

Nicht den zuerst liefern, der zuerst bestellt hat, sondern den, der es zuerst braucht. Nicht jeder braucht Ware sofort, einfaches Nachfragen kann die Liefersituation entspannen helfen.

Nicht gleich ablehnen, wenn man meint, nicht liefern zu können. Erst Auftrag annehmen, dann prüfen, dann zurückrufen und ggf. Alternativ Termin vorschlagen und oh Wunder, manchmal klappt der Kundenwunschtermin überraschend doch.

Beil Lieferschwierigkeiten Kleinmengen vorab liefern ohne Mehrkosten, Hauptsache der Kunde kann arbeiten/verkaufen. Eine Apotheke, bei der wir selbst etwas für unser Geschäft bestellt haben, hat nur einen Teil geliefert und den Rest storniert mit dem Hinweis, dass wir neu bestellen können. Das ist die falsche Vorgehensweise. Das sollte automatisch nachgeliefert werden.

Und: Wenn eine Mehrwertsteuer Reduzierung an den Kunden weitergegeben wird, hat das für den B2C Kunden auf jeden Fall einen symbolischen Effekt.

 

Der Tag X ist in Sicht

x start

Bei der Serie Kundenbeziehungen und Ansprachen in Krisenzeiten, die am 30 April (mit einer kleinen Unterbrechung) gestartet ist, sind wir jetzt in der Phase, in der Normalität sich ankündigt (also ungefähr da, wo wir zum Teil noch heute sind)

Die Kundenkommunikation, die wir in Zeiten des Stillstands oder Fast-Stillstands geplant haben, können wir jetzt umsetzen. Manchmal wissen die Kunden sogar eher als wir, dass wir unser Geschäft wieder öffnen können, also Augen aufhalten. Kunden sind schlauer, als man oft denkt und die Buschtrommel Facebook sorgt für eine schnelle Verbreitung. Anfang Mai haben in Hessen die Frisöre wieder geöffnet. Eigentlich sollten da die Wellness-Massage Betriebe noch geschlossen bleiben aber 3 Tage vor Beginn hat man sich in der Politik umentschieden. Da heißt es dann schnell zu reagieren, wenn man in diesem Bereich arbeitet.

Jetzt ist die Zeit für die Planung und Bekanntgabe von Sonderangeboten, Lagerverkäufen und Frühdispositionsrabatten. Dabei ist wichtig, dass die B2B Lieferung früher erfolgen muss als die B2C Lieferung. Unsere Geschäftskunden brauchen Vorlauf, damit sie zum Zeitpunkt X liefern können. Das gilt es bei Kundengesprächen zu beachten.

Jetzt ist auch die Zeit der Vordisposition von Ware oder Vorproduktion bei uns, damit wir keine Engpässe bekommen.

Auch jetzt lassen sich auf einem Blog Geschichten rund um dieses Thema erzählen, Sie wissen, Geschichten ziehen immer.

Von all diesen Dingen kann der Großteil bereits vorgeplant sein und muss nur noch abgearbeitet werden. Wer jetzt erst anfängt zu überlegen, verpasst eine Menge Geschäft.

Da meine eigenen Kundenaufträge erst wieder in 2 Wochen anstehen, ist für mich jetzt eine gute Zeit für einen kurzen Urlaub, denn alles ist vorbereitet. Trotzdem kommt mein PC mit in den Urlaub, man weiß ja nie.

Der nächste Blog Beitrag kommt dann in der 30. KW., dann wird’s ernst.

Kundenprozesse überprüfen und verbessern aber wie?

Restaurant

Die Grafik aus dem vorletzten Blogbeitrag zeigt die Kundenprozesse bei einem Geschäftsvorgang anhand eines Restaurantbesuchs. So eine Grafik kann aber auch jedes Unternehmen für seine Prozesse abbilden oder als Workflow in seinem System hinterlegen.

Wenn nun ein solcher Workflow mit Verantwortlichkeiten und der Reihenfolge der Bearbeitung hinterlegt ist, ergibt sich das Ablaufschema z.B. bei einer Kundenbestellung. Anhand dieses Prozesses kann jetzt überprüft werden, an welchen Stellen der Prozess immer wieder hängenbleibt und was die Ursachen dafür sind. Wenn z.B. die Freigabe von Auftragen durch einen Verantwortlichen nicht funktioniert, kann das an fehlenden Stellvertreter Regelungen liegen. Wenn die Ware nicht geliefert werden kann, kann es an falscher Produktions- oder Lagerplanung liegen.

Die Diskussion um solche Prozesse und die Verbesserung der Abläufe führt zu einer Optimierung und damit zu mehr Kundenzufriedenheit.

Da ein Unternehmen selten bei sich selbst einkauft, kann es die Effektivität der eigenen Prozesse nicht so gut überprüfen. Oft macht es Sinn, nicht mit dem Prozess betraute Mitarbeiter oder externe Kräfte wie Mysteryshopper oder Berater in die Überprüfung einzubinden. Spezialisten für Organisationsberatung können in vielen Fällen helfen, weil sie viel Erfahrung aus anderen Branchen mitbringen.

Ziel hier ist aber nicht die Optimierung der Kosten, sondern die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, das ist nicht jedem Berater klar.  Das kann auch ggf. im ersten Schritt zu Mehrkosten führen, die aber dann durch Mehrumsatz mehr als ausgeglichen werden können.

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