Vorschlag für den Aufbau einer E-Mail

tablet-1716296_1920 cco likesErgänzend zu letzten Beitrag habe ich eine meiner Meinung nach gute Anleitung zum Aufbau einer E-Mail gefunden.

Bevor Sie ein E-Mail planen, überlegen Sie, welche eingehenden E-Mails Sie bekommen und welche Ihnen besonders gefallen. Das ist auch eine wichtige Grundlage für ausgehende Mails. Sie selbst lesen Briefe und Mails nicht anders als Ihr Umfeld.

Betreff und Absender sind 2 wichtige Elemente.

Der Betreff macht neugierig und der Absender schafft Vertrauen.

Der Betreff muss kurz und prägnant sein. Am besten wird er erst zum Schluss aus der Zusammenfassung des Textes entwickelt.

Die Anrede richtet sich nach dem Empfänger. Es kann auch Sinn machen, die Grußformel des Empfängers zu übernehmen. Über CRM Systeme kann man das auch für Serienmails einpflegen. Werden Sie mit Lieber  Herr oder Frau X angeschrieben, antworten Sie mit Lieber Herr oder Frau.

Ein Thema pro Mail, nicht mehr als 4 oder 5 Themen in einem Newsletter.

Das Thema muss interessant für den Empfänger sein. „Wie haben Jubiläum“ ist nur für ihn interessant, wenn er davon profitiert.

Die Grundregeln des Direktmarketings passen auch für normale Briefe und Mails und sind

nicht mehr als 3 Absätze

nicht mehr als 3 Sätze pro Absatz

nicht mehr als 12 Wörter pro Satz

wenige Wörter mit 4 und mehr Silben

wenig Fachsprache.

Beim guten Newsletter wird ein Thema nur kurz angerissen und dann in die Tiefe verlinkt.

Den Schreibstil bestimmt der/die EmpfängerIn. Ob wichtiger Kunde oder ein / eine befreundete KollegIn. Ob die kurze Zusammenfassung einer Vereinbarung oder Reaktion auf eine Fehlermeldung. Dem Anlass angemessen.

Freundlich kann man auch bei internen Mails sein. Freundlich ist mehr als höflich.

Empfänger müssen wissen, was Sie als Reaktion auf Ihre Mail erwarten, so banal das auch klingt.

Gruß & Signatur: Sie können die gleiche Grußformel wählen, die auch Ihr Kunde verwendet. Wenn der Empfänger Ihnen sonnige Grüße wünscht, können Sie auch bei der Antwort sonnige Grüße verwenden. Regnet es gerade, kann die Floskel ja auch lauten: mit besten Grüßen – hoffentlich auch bald wieder sonnig. Bei der Signatur beachten Sie die rechtlichen Vorgaben.

Das PS ist ist auch beim Mail immer noch ein Hinkucker, wenn der Inhalt interessant ist.

Advertisements

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s