Falsch verbunden

falsch verbunden

Ist Ihnen das auch schon passiert? Sie schicken jemand in einem Unternehmen eine Mail und erhalten eine Nachricht, dass die Mail nicht zugestellt werden konnte, allerdings von einer ganz anderen Mail Adresse.

Öfter passiert das, wenn man wie ich regelmäßig Direktmarketing Aktionen durchführt oder Fachartikel an Zeitungen verschickt. Da haben dann die Redakteure gewechselt.

Es hat eine Zeit gedauert, bis ich verstanden habe, was da passiert: Der von mir angeschriebene E-Mail Empfänger (nennen wir ihn Helga) hatte eine Weiterleitung seiner E-Mail auf eine weitere Person im Unternehmen (nennen wir ihn Peter) eingerichtet.

Wenn Peter dann das Unternehmen verlässt und die Weiterleitung nicht zurückgenommen wird, sind nach unternehmensinterner Löschung des E-Mail Accounts von Peter eingehende Mails nicht mehr zustellbar. Das betrifft auch die Weiterleitungen.

Da stellt sich die Frage: Wer ist so blöd und nimmt die Weiterleitung nicht zurück? Vielleicht hat es der eine vergessen und der andere ist nicht zuständig. Auf jeden Fall ist Helga so lange nicht erreichbar, bis sich ein E-Mail Versender erkundigt, warum die Mail nicht zustellbar gewesen ist.

Wie könnte man das im Sinne des Poka Yoke, ändern? Die Checkliste, die man beim Weggang eines Mitarbeiters zu Hand haben sollte, muss um den digitalen Bereich ergänzt werden. Dazu gehört dann auch die Frage, welche Weiterleitungen von diesem und nach diesem Account eingerichtet sind.

Vielleicht gibt es dazu auch eine technische Alternative, da bin ich aber mit der Beantwortung überfordert.

 

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