Durchführung von Besprechungen

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Jetzt kommt der eigentliche Schritt, der die Veranstaltung erst effizient macht: Die strukturierte Durchführung einer Besprechung:

In der Phasenplanung, die ich beim letzten Blogbeitrag vorgestellt habe, erfolgt die zielführende Ausrichtung einer Besprechung. Dies ist die inhaltliche Strukturierung.

Für die Moderation ist es darüber hinaus wichtig, sich zusätzlich eine Struktur für einen möglichst reibungslosen Ablauf zu überlegen, der sich hauptsächlich auf die Leitung und Kommunikation der Gruppe bezieht.

Hier sind neben der Persönlichkeit des Veranstalters Gesprächsregeln wichtig, auf die sich die Teilnehmer verständigen.

Im Seminar von Antje Schuck-Schmidt waren dies beispielsweise:

Sprich für dich und nicht für andere und benutze dazu Ich-Botschaften

Es spricht immer nur einer zur gleichen Zeit und die anderen hören zu

Fasse dich kurz und bringe die Dinge auf den Punkt

Bleibe beim gerade diskutierten Thema

Vermeide Störungen, z.B. Smartphones oder Handys

Wir beginnen gemeinsam und Pünktlich, das gilt auch für das Ende

In einem Besprechungszimmer eines Unternehmens habe ich an einem Flipchart Regeln gefunden, die mir auch gut gefallen haben:

Wir hören einander zu.

Wir lassen uns ausreden.

Wir gebrauchen keine verletzenden Formulierungen.

Wir argumentieren sachlich.

Wir schreien uns nicht an.

Wir helfen einander.

Wir behandeln alle gleich.

Wir diskriminieren niemanden wegen Äußerlichkeiten, Herkunft, Geschlecht, Sprache, Religion …

Wir tolerieren und akzeptieren andere Meinungen.

Wir gehen respektvoll miteinander um und verzichten auf persönliche Angriffe und Beleidigungen.

Wir sprechen auftretende Probleme offen an.

Wir halten uns an die Gesprächsregeln.

Wir halten, was wir versprechen.

Wir sind pünktlich.

Wir verlassen den Arbeitsplatz aufgeräumt. Jeder ist für Ordnung und Sauberkeit verantwortlich.

Wir dulden keine Gewalt jedweder Art, weder Beleidigungen, Drohungen, Erpressung, Sachbeschädigungen, noch körperlicher Gewalt.

Trotz aller Regeln lassen sich Störungen nicht immer vermeiden. Störungen lassen sich aber besser in den Griff bekommen, wenn man sie hinterfragt und konkretisieren lässt. So werden Totschlagargumente, wie man sie aus der Schlagfertigkeitstechnik kennt, vermieden.

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