Die moderierte Besprechung

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Durchführung und Strukturierung

Eine Besprechung lässt sich in 7 Phasen strukturieren

 Schritt 1: Eröffnung/Orientierung mit Begrüßung, Zielsetzung und Zeitplan Ziel/Inhalte:

Begrüßung und Warmup der Teilnehmer

Vorstellung von Leiter und Moderator mit den entsprechenden Funktionen (ein Moderator ist für die Moderation da. Nicht für die Diskussion und nicht für die Entscheidung). Manchmal muss man allerdings Kompromisse eingehen.

Bestimmung des Protokollanten (ein Moderator, der ein Protokoll führt, kann nicht moderieren). Manchmal muss man ……..

Ggf. Kennenlernen der einzelnen Teilnehmer

Herstellen eines gemeinsamen Besprechungsziels

Moderationsmethodik: Vorstellungsrunde, Visualisierung von Thema, Zielsetzung und Vorgehensweise, Abfrage der Erwartung der Teilnehmer

Schritt 2: Abstimmen der Tagesordnung

Ziel: Sicherstellung eines einheitlichen Verständnisses des weiteren Ablaufs

Moderationsmethodik: Visualisierung der Tagesordnungspunkte, Pausenregelung

Erstellen eines Themen Speichers auf Zuruf der Teilnehmer

Schritt 3: Prioritäten bestimmen und festlegen

Ziel: Prioritäten setzen oder mit Teilnehmern abstimmen oder überarbeiten

Moderationsmethodik: Mehr Punkt Abfrage aus dem Themenspeicher (z.B. mit mehreren Klebepunkten) oder Abfrage über Zuruf

Schritt 4: Infos sammeln und Lösungsmöglichkeiten erarbeiten

Ziel: Tagesordnungspunkte bearbeiten mit deutlicher Trennung von Präsentation und Diskussion

Moderationsmethodik: Präsentation, Freie Diskussion mit Visualisierung der Beiträge, Einsatz von Moderationstechniken wie z.B. das Problem-Analyse-Schema http://www.meistersite.de/pdfs/methodenkoffer/Problem-Analyse-Schema.pdf

Schritt 5: Entscheidungen herbeiführen

Ziel: Treffen einer gemeinsamen Entscheidung

Moderationsmethodik: Zurufabfrage oder Mehr-Punkt-Abfrage

Schritt 6: Planung zur Umsetzung des Besprechungsergebnisses

Ziel: Verbindliches Festhalten der weiteren Vorgehensweise

Moderationsmethodik: Visualisierter Maßnahmenplan (was-wer-bis wann)

Schritt 7: Abschluss

Ziel: Zusammenfassung, Ausblick und Verabschiedung

Moderationsmethodik: Offene Fragen strukturiert aufnehmen oder

Freie Rede

(zu überwiegenden Teilen entnommen dem Seminar von Antje Schuck-Schmidt: “Besprechungen moderieren“)

 

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