Vorbereitung von Besprechungen

meeting-808757_1280 ccoSchritt 1 Effektivität:

Die richtigen Dinge tun.
Bedeutet bei der Planung einer Besprechung: brauche ich überhaupt eine Besprechung oder reicht auch eine schriftliche Information. Gerade bei manchen sogenannten Informationsveranstaltungen geht es mehr um die Selbstbeweihräucherung des Veranstalters oder um das nachträgliche Abnicken bereits getroffener Entscheidungen als um das Einholen der Meinung der Besprechungsteilnehmer.

Schritt 2 Effizienz: die Dinge richtig tun.
Bedeutet, wenn ich mich für eine Besprechung entschieden habe: was für eine Besprechung – persönlich, Telefonisch, Videokonferenz, Sitzung (zumeist lang) oder Stehung (zumeist kurz). Wie führe ich die Besprechung effizient durch. Dazu brauche ich ein Ziel und Organisationsmittel.
Schritt 3 Was ist das Ziel der Besprechung.
a. Für mich – was will ich erreichen, welche Fragestellungen will ich klären, welchen Spielraum will ich für die Teilnehmer zur Verfügung stellen. Mit welcher Strategie will ich die Themen angehen.
b. Dementsprechend für die Teilnehmer – Was sollen die Teilnehmer in der Gruppe erreichen. Welche Methode z.B. bei den Moderationstechniken setze ich ein, um die Themen zu bearbeiten.
Dazu helfen mir folgend Fragestellungen:
Wie lautet das Ziel? Welche Erwartungen könnten die Teilnehmer haben?
Was soll bearbeitet werden?
Wie kann das Thema bearbeitet werden?
Wer sollte an der Besprechung teilnehmen
Wer sollte zusätzlich über die Besprechung informiert werden?
Wo kann die Besprechung stattfinden?
Wann kann die Besprechung stattfinden?
Womit kann die Besprechung unterstützt werden?
Wie schaffe ich eine positive Besprechungsatmosphäre?
(Teil 2 der Erinnerung an das Seminar von Antje Schuck-Schmidt: Besprechungen moderieren)

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