Was tun mit der Eingangspost

07:09, 20.5.2015

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Die kontrollierte Vernachlässigung

Über den Umgang mit unserer Eingangspost. Was für viele mit der Post aus dem Briefkasten noch relativ einfach zu organisieren ist, wird beim E-Mail oft zum Problem. Die Masse der Mails, die uns manchmal erreicht, bringt uns zu Überlegungen, wie wir dieser großen Anzahl Herr werden können. Hier gibt es den Weg der Ignoranz, der Selektion und den Weg des aktiven Umgangs mit der Eingangspost.

Ignoranz ist sicher der einfachste Weg, ich lösche einfach alles, was sich in meinem E-Mail Eingang befindet. Das hört sich noch ganz gut an, aber schmeiße ich auch ungelesen alles weg, was sich in meinem Briefkasten befindet. Wolfgang Grupp von Trigema soll einmal zu einer neuen Mitarbeiterin gesagt, dass sie die Hälfte der Eingangspost erstmal einfach ungeöffnet wegschmeißen sollte. Was wichtig ist, würde schon wiederkommen. Ignoranz kann aber ein problematischer bis gefährlicher Weg sein, man stelle sich nur vor, in der Eingangspost war ein Scheck zur Zahlung unserer Forderung.

Selektion heißt meine Eingangspost schnell zu sortieren, um zu entscheiden, was sofort, was später und was gar nicht gelesen oder bearbeitet werden muss. Im Direktmarketing kennt man hier die 20 Sekunden Schwelle – innerhalb von 20 Sekunden entscheidet ein Briefempfänger, ob er einen Brief überfliegt, liest oder wegwirft. Beim E-Mail kann man das sicher auf die 1 Sekunden Schwelle verkürzen; ein Klick und die Mail ist weg. Gute Direktmarketingtexte sind so konzipiert, dass sie diesen Regeln entsprechen.

Nun bieten E-Mail Programme ja die scheinbar nützliche Möglichkeit, eingehende E-Mail über Regeln automatisiert direkt in E-Mail Unterordner zu verschieben, damit man sie vorsortiert hat und gezielt lesen kann. Eine nützliche Möglichkeit, wenn man die vorsortierte Post auch wirklich liest. Aber – aus dem Auge, aus dem Sinn – da der Effekt des leeren Posteingangs uns beruhigt, lesen wir vorsortierte Post erst dann, wenn wir Zeit haben – und ehrlich, wann haben wir Zeit dafür? Man stelle sich vor, wir würden das gleiche mit Post aus dem Briefkasten machen – ungeöffnete Briefe, die wir nach bestimmten Kriterien selektieren und dann lesen, wenn wir Zeit dazu haben, ein seltsamer Gedanke, der schon fast den Ignoranz Gedanken aufgreift.

Selektion und aktiver Umgang ist die wirkungsvollste Methode zur Bekämpfung des Massen Phänomens Eingangspost: den Brief, die E-Mail überfliegen und entscheiden, was damit passiert. So gefilterte unnötige Eingangspost konsequent abbestellen, ob E-Mail, Newsletter, Nachrichten aus sozialen Netzwerken Briefe oder Kataloge. Auch das kann man selektieren, sammeln und als Aufgabe vormerken, bis man Zeit gefunden hat, die Abmeldung durchzuführen. Das schafft auf die Dauer einen Posteingang, den man erheblich leichter überblicken und bearbeiten kann.

Zwei Phänomene bekommt man damit allerdings nur sehr schwer in den Griff: Zum einen die endlos langen textlastigen Briefe und E-Mails, die nur sehr schwer zu lesen sind. Hier hilft nur schnell zu erkennen ob der Brief wirklich notwendig ist (z.B. Finanzamt oder Bußgeldbescheid) und man ihn leider lesen muss oder ob man sehr früh entscheidet, ihn nicht zu lesen und den Empfang zukünftig zu unterbinden. Lange Werbeschreiben und Mail werden entweder vom Empfänger aus Gedankenlosigkeit verfasst oder gezielt verschickt, um uns zu verwirren. Beide Gründe sind gut geeignet für eine Abbestellung.

Zum anderen haben wir da noch die Flut der Benachrichtigungen, die uns automatisiert in Zusammenhang mit Internetbestellungen erreichen. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Vorab vielleicht 2- 3 Meldungen von Ebay oder Amazon oder …, wenn wir dort bestellt haben, dann gehts weiter:

Bitte bestätigen Sie Ihre Anmeldung

Wir haben Ihre Bestellung erhalten

Ihre Anmeldung ist bestätigt, bitte bestätigen Sie die Newsletterfreigabe

Wir bestätigen Ihre Bestellung

2-n Meldungen vom Bezahldienst, wenn wir bewusst oder unbewusst einen Bezahldienst eingeschaltet haben (ich hatte schon 8 von einem Bezahldienst, von dem ich überhaupt nichts wusste)

Ihre Bestellung ist in unserer Versandabteilung eingetroffen

Ihre Bestellung wird voraussichtlich am … versandt

Ihre Bestellung ist heute versandt worden

Ihre DHL Dienst meldet, wir haben eine Bestellung von … übernommen

Ihr DHL Dienst meldet, Ihre Bestellung ist im DHL Verteilzentrum … eingetroffen

Ihr DHL Dienst meldet, dass das Paket am …… (kommt zumeist zweimal) zugestellt wird

Ihre Bestellung wir voraussichtlich am … ausgeliefert, beigefügt die Rechnung

Beigefügt die Unterlagen für die Rücksendung

Wir haben Ihre Rücksendung erhalten

Ihre Rücksendung wurde Ihnen gutgeschrieben

X Nachrichten eines Bezahldienstes dazu

Die neue Ware ist an Sie auf den Weg gebracht worden (jetzt wieder DHL, der Kreislauf schließt sich, halt nicht ganz)

Sie haben bei uns gekauft, wir würden uns über eine Bewertung freuen

Letztens bekam ich eine Mail bezüglich einer Rücksendung von mir, in der stand, das meine Rücksendung jetzt im Postverteilzentrum in der Nähe des Empfängers –wohlgemerkt, nicht bei ihm, sondern in seiner Nähe – angekommen ist. Wenn vom Internetshop in Zusammenhang mit einer Lieferung automatisiert 5 10 oder 15 Mails ankommen, kann das schon nervig werden. Und versuchen Sie das mal abzubestellen, bzw. auf die wesentlichen Nachrichten zu konzentrieren, Sie stoßen auf geballtes Unverständnis.

Hier tun wohl einige Lieferanten des Guten zu viel, eine Eigenschaft, die mir immer wieder an Unternehmen aus Deutschland auffällt. Das geht soweit, dass ich von einem Bezahldienst mit E-Mails überhäuft werde, obwohl ich mit ihm direkt überhaupt keine Geschäftsbeziehung habe. Da man das nicht abbestellen kann, hilft es nur, den Lieferanten zu wechseln, wenn man sein E-Mail Eingangsfach einigermaßen leer haben will. Aber vielleicht sind Lieferanten auch hier lernfähig, die Zukunft wird es zeigen. Fazit ist auf jeden Fall, dass nur ein aktiver Umgang mit meiner Eingangspost dazu führt, dass mein Posteingang überwiegend nur Briefe und Mails enthält, die ich für wichtig halte.

Bildherkunft Fotolia_74207408

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