Probleme mit SAP?

06:03, 10.9.2013

Probleme mit SAP? – Bloß nicht anfassen?

Man hört es ja immer wieder. Irgendein Unternehmen hat große Schwierigkeiten bei der Einführung von SAP. Man hört von Dingen wie ein 6-Monatszeitraum bis zur ersten Kundenrechnung, zurück zum alten EDV-System, weil SAP nicht funktionsfähig wird oder sogar Firmenpleiten, die dadurch ausgelöst worden sind. Also bloß die Finger davon lassen?

Mit den Wölfen heulen?

Es gibt deutlich über  50.000 Unternehmen, die SAP eingeführt haben. Von den Top 500 der Welt haben über 300 SAP. Da kann es eigentlich am System nicht liegen. Diese Unternehmen haben SAP nicht eingeführt, weil es kompliziert, sondern weil es einfach ist und einfach ist es. Aber was ist dann der Grund, dass manche Implementierungen scheitern? Zwei Möglichkeiten sind nachfolgend aufgezeigt.

100% ist teuer

Die meisten Unternehmen haben Excel oder Word im Einsatz. Das sind Programme, die eine solche Vielfalt anbieten, dass der normale Benutzer nicht mehr als 5% davon nutzen wird. Wenn jetzt jemand auf die Idee kommen würde, Excel oder Word erst dann einzusetzen, wenn die komplette Vielfalt dieser Programme verstanden worden wäre, hätten wir sehr wahrscheinlich andere Office Systeme auf unseren Rechnern.

Wenn man den Mund nicht voll genug kriegt

SAP ist genauso ein System, das fast alles abbilden kann. Da man bei einer IT-Umstellung, die ja teuer ist, möglichst viel davon nutzen will und deshalb auch implementiert, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Programm hinterher nicht beherrscht wird. Dies führt zu den klassischen Problemen bei der Einführung. Hauptverursacher für diese Probleme ist der SAP-Berater, der dieses System installiert. Wenn dieser Berater nur technisch denkt, wie also das System eingestellt werden muss, wird er versuchen, die manchmal utopischen Wünsche des Kunden –die auch zumeist sehr viele Manntage benötigen –  umzusetzen, ohne sie auf Praxis-Bezug zu überprüfen. Berater, die in Unternehmensprozessen denken, werden diesen Fehler nicht machen.

Nach allen Seiten offen bleiben

Das beste Ziel bei einer SAP-Implementierung ist es also, das System so einfach und offen wie möglich einzuführen mit der Konsequenz, es nach der Go Life Phase kontinuierlich weiterzuentwickeln. Es wäre auch zu schade für die betriebswirtschaftlichen Möglichkeiten solcher Software, wenn nach der Einführung nur noch Support und Wartung auf dem Programm steht. Moderne IT-Systeme sind so schnell nicht ausgereizt.

Vorbereitung ist die halbe Miete

Die zweite Möglichkeit des Misserfolges bei EDV Umstellungen liegt bei den Menschen, die mit dem Programm arbeiten werden. Diese Systeme werden als Enterprise Resource Planning, kurz ERP Systeme bezeichnet. Dies bedeutet, dass alle Abteilungen eines Unternehmens in der EDV übergreifend verknüpft sind. Jetzt müssten sich aber auch die Menschen abteilungsübergreifend verknüpfen. Hier ist die zweite große Problemstellung, die nach Implementierungen auftritt.

Alte Regeln stimmen nicht mehr, Arbeitsprozesse ändern sich, Arbeit wird auf andere Abteilungen verlagert, Kommunikation und Vertrauen zwischen Abteilungen wird viel wichtiger als vorher. Wenn dem ein Unternehmen nicht Rechnung trägt, entsteht das Chaos, was uns aus EDV Neueinführungen bekannt ist.

Vertrauen ist gut,…

Aber was tun gegen solche Probleme? Für den ersteren Fall hilft zum einen die Beraterempfehlung von anderen Unternehmen, die erfolgreich SAP eingeführt haben. Zum anderen sollte man ruhig ein paar Euro extra ausgeben, um Mitarbeiter einer zweiten Beraterfirma zu engagieren, die einen Kontrollblick über das Blueprint/Pflichtenheft und/oder die Empfehlungen des ersten Anbieters wirft. Das ist gut angelegtes Geld und eine seriöse Beraterfirma wird dies begrüßen, weil die Vielfalt der Möglichkeiten von SAP keinem Unternehmen komplett bekannt ist.

Vorbereitung ist die halbe Miete

Für den zweiten Fall wird wenig externe Hilfe gebraucht, lediglich ggf. für eine Analyse der bestehenden Prozesse und bei der Moderation von Workshops. Am besten helfen hier die eigenen Mitarbeiter. Man sollte mit einem Analysetool wie zum Beispiel der Unzufriedenheitsanalyse die Schwachstellen analysieren und dann gemeinsam mit den Mitarbeitern in abteilungsübergreifenden Workshops an der Verbesserung arbeiten. Und dies, wenn möglich, während der Einführung des EDV-Systems und nicht nur danach. Diese Workshops helfen die Regeln im Unternehmen anzupassen, lösen Engpässe bei den bestehenden Workflows und bilden gleichzeitig den Brückenkopf für die Vertrauensbasis, die sich zwischen den Abteilungen durch die gemeinsame Arbeit aufbaut. Dies schafft die Verknüpfung der Menschen, die bei dem EDV-System bereits Realität geworden ist.

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